Datenschutzerklärung — MVO Doc Check & Hosting
1. Verantwortlicher
GiBSeS OÜ, Juhkentali 8, 10132 Tallinn, Estland, estnische Registernummer [REG. NR. — einzutragen]. E-Mail: info@gibses.com. Support für den Dienst: doccheck@gibses.com. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt; wenden Sie sich in allen Datenschutzfragen an die oben genannten Adressen.
2. Daten, die wir verarbeiten
| Kategorie | Beispiele | Quelle |
|---|---|---|
| Konto- und Kontaktdaten | geschäftliche E-Mail-Adresse; Name und Funktion, falls angegeben; Firmenname und USt-IdNr. | Sie |
| Hochgeladene Dokumente | Betriebsanleitungen, Erklärungen, technische Unterlagen; sie können Namen von Autoren, Unterzeichnern oder Ansprechpartnern enthalten | Sie |
| Feststellungen und Berichte | das Ergebnis der Prüfung, Ihrem Konto zugeordnet | von uns erzeugt |
| Zugriffs- und technische Protokolle | IP-Adresse, Zeitstempel, Browsertyp, aufgerufene Seiten, Fehlerereignisse | Ihr Browser |
| Zahlungsdaten | Transaktions-ID, Betrag, Rechnungsangaben; Kartendaten liegen bei Stripe und erreichen uns nie | Sie, über Stripe |
| Support-Korrespondenz | E-Mails, die Sie an doccheck@gibses.com senden | Sie |
Wir erheben nicht absichtlich besondere Kategorien von Daten. Laden Sie keine Dokumente hoch, die solche enthalten.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO) |
|---|---|
| Erbringung des Dienstes: Prüfungen durchführen, Dokumente hosten, Berichte liefern, Konto verwalten | (b) Vertragserfüllung |
| Rechnungsstellung, Buchhaltung, Steuern | (c) rechtliche Verpflichtung |
| Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Fehlerdiagnose | (f) berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst |
| B2B-Kommunikation über den Dienst und verwandte Produkte an relevante geschäftliche Kontakte | (f) berechtigtes Interesse an Direktwerbung gegenüber bestehenden Geschäftskunden; Sie können jederzeit sofort widersprechen, mit einem Klick in jeder E-Mail oder per E-Mail an doccheck@gibses.com |
| Newsletter | (a) Einwilligung, jederzeit widerrufbar |
| Durchsetzung unserer Bedingungen, Bearbeitung von Streitigkeiten | (f) berechtigtes Interesse |
Wir verwenden hochgeladene Dokumente nicht zum Trainieren von Modellen und verkaufen keine personenbezogenen Daten.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir geben Daten nur an die Anbieter weiter, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind, auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO):
| Anbieter | Rolle | Standort |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Hosting von Anwendung, Datenbank und Dateien (VPS) | Deutschland (EU) |
| Stripe Payments Europe Ltd | Zahlungsabwicklung | Irland (EU); Gesellschaften der Stripe-Gruppe können Daten in den USA verarbeiten |
| Resend | Transaktions-E-Mails (Bestellbestätigungen, Berichte, Erinnerungen) | USA |
| Anthropic PBC | Analyse mit Sprachmodellen | USA |
| Google (Google Cloud / Gemini) | Analyse mit Sprachmodellen | USA / EU |
| DeepSeek | Analyse mit Sprachmodellen, nur öffentliche Inhalte (siehe unten) | China |
Wie Dokumente zu den Sprachmodell-Anbietern gelangen. Zur Erstellung der Feststellungen werden Auszüge Ihrer Dokumente in Fragmenten über die API an einen Sprachmodell-Anbieter übermittelt. Wir wenden folgende Regel an:
- Von Kunden hochgeladene Dokumente (Anleitungen, Erklärungen, technische Unterlagen) werden nur von Anbietern mit Sitz in der EU oder den USA verarbeitet, die sich vertraglich verpflichten, API-Daten nicht für das Training zu verwenden (derzeit Anthropic und Google, nach deren Business-/API-Bedingungen).
- Der chinesische Anbieter (DeepSeek) wird nur für bereits öffentliche Inhalte verwendet, etwa den Text der Verordnung, Zusammenfassungen harmonisierter Normen oder öffentliche Leitfäden. Kundendokumente werden nie an DeepSeek übermittelt.
Behörden, Gerichte oder berufliche Berater können Daten erhalten, soweit das Gesetz dies verlangt oder erlaubt.
5. Übermittlungen außerhalb der EU/des EWR
Verarbeitet ein Anbieter Daten in den USA, stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln (Beschluss der Kommission 2021/914) und, sofern der Anbieter zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework. Kein Kundendokument wird in ein Land ohne Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln übermittelt. Kopien der Garantien sind auf Anfrage erhältlich.
6. Speicherdauer
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Für eine Prüfung hochgeladene Dokumente und der Bericht | 90 Tage nach Lieferung des Berichts, dann Löschung — sofern der Dokumentensatz nicht Teil eines aktiven Hosting-Abonnements ist |
| Gehostete Dokumente | für die Dauer des Abonnements, plus 90 Tage zum Download nach Kündigung, dann Löschung |
| Zugriffs- und technische Protokolle | 12 Monate |
| Kontodaten | für die Dauer der Geschäftsbeziehung, dann 12 Monate, sofern unten keine längere Frist gilt |
| Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen | 7 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, wie vom estnischen Rechnungslegungsgesetz vorgeschrieben |
| Support-Korrespondenz | 24 Monate nach dem letzten Austausch |
| Nachweis der Newsletter-Einwilligung | bis zum Widerruf, plus 3 Jahre als Nachweis |
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht auf Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung und das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die bisherige Verarbeitung berührt wird.
Zur Ausübung eines Rechts schreiben Sie an doccheck@gibses.com von der mit Ihrem Konto verknüpften Adresse oder an die oben genannte Postanschrift. Wir antworten innerhalb eines Monats; wir können Angaben zur Bestätigung Ihrer Identität verlangen.
Sie können Beschwerde bei der estnischen Aufsichtsbehörde einlegen: Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, Estland, info@aki.ee, https://www.aki.ee — oder bei der Behörde Ihres eigenen Mitgliedstaats.
8. Cookies und Analyse
Die Website verwendet nur technisch notwendige Cookies (Sitzung, Sicherheit, Sprachwahl). Wir setzen keine Werbe- oder Tracking-Cookies Dritter. Wenn wir den Traffic messen, verwenden wir eine selbst gehostete, cookiefreie Analyse, die keine persönlichen Kennungen speichert und Sie nicht über verschiedene Websites hinweg verfolgt. Ein Einwilligungsbanner ist dafür nicht erforderlich.
9. Sicherheit
Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert, bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand verschlüsselt. Der Zugriff ist auf Mitarbeitende beschränkt, die ihn benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Hochgeladene Dateien werden je Kunde getrennt gespeichert.
10. Änderungen
Wir können diese Erklärung aktualisieren. Die aktuelle Fassung ist stets unter https://doccheck.gibses.com veröffentlicht. Wesentliche Änderungen, die aktive Kunden betreffen, werden per E-Mail mitgeteilt.
Letzte Aktualisierung: 2026-09-14.