Informativa privacy — MVO Doc Check & Hosting
1. Titolare del trattamento
GiBSeS OÜ, Juhkentali 8, 10132 Tallinn, Estonia, numero di registro estone [REG. NR. — da inserire]. Email: info@gibses.com. Supporto del servizio: doccheck@gibses.com. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati; per qualsiasi questione privacy contatti gli indirizzi sopra.
2. Dati che trattiamo
| Categoria | Esempi | Fonte |
|---|---|---|
| Dati di account e contatto | email aziendale; nome e ruolo se forniti; ragione sociale e partita IVA | Lei |
| Documenti caricati | istruzioni, dichiarazioni, documenti tecnici; possono contenere nomi di autori, firmatari o contatti | Lei |
| Rilievi e report | l'output del check, collegato al Suo account | generati da noi |
| Log di accesso e tecnici | indirizzo IP, data e ora, tipo di browser, pagine richieste, eventi di errore | il Suo browser |
| Dati di pagamento | ID transazione, importo, dati di fatturazione; i dati della carta sono custoditi da Stripe e non ci raggiungono mai | Lei, tramite Stripe |
| Corrispondenza di supporto | email inviate a doccheck@gibses.com | Lei |
Non raccogliamo intenzionalmente categorie particolari di dati. Non carichi documenti che le contengono.
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (art. 6, par. 1 GDPR) |
|---|---|
| Fornire il Servizio: eseguire i check, ospitare i documenti, consegnare i report, gestire l'account | (b) esecuzione di un contratto |
| Fatturazione, contabilità, fisco | (c) obbligo di legge |
| Sicurezza, prevenzione degli abusi, diagnosi degli errori | (f) legittimo interesse a un servizio sicuro |
| Comunicazioni B2B sul Servizio e su prodotti correlati a contatti aziendali pertinenti | (f) legittimo interesse al marketing diretto verso clienti aziendali esistenti; Lei può opporsi immediatamente in qualsiasi momento, con un clic in ogni email o scrivendo a doccheck@gibses.com |
| Newsletter | (a) consenso, revocabile in qualsiasi momento |
| Far valere le nostre condizioni, gestire controversie | (f) legittimo interesse |
Non usiamo i documenti caricati per addestrare alcun modello e non vendiamo dati personali.
4. Destinatari e responsabili del trattamento
Condividiamo i dati solo con i fornitori necessari a erogare il Servizio, in base ad accordi di trattamento (art. 28 GDPR):
| Fornitore | Ruolo | Sede |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | hosting di applicazione, database e file (VPS) | Germania (UE) |
| Stripe Payments Europe Ltd | elaborazione dei pagamenti | Irlanda (UE); società del gruppo Stripe possono trattare dati negli USA |
| Resend | email transazionali (conferme d'ordine, report, promemoria) | USA |
| Anthropic PBC | analisi con modelli linguistici | USA |
| Google (Google Cloud / Gemini) | analisi con modelli linguistici | USA / UE |
| DeepSeek | analisi con modelli linguistici, solo contenuti pubblici (vedi sotto) | Cina |
Come i documenti raggiungono i provider di modelli linguistici. Per produrre i rilievi, estratti dei Suoi documenti sono trasmessi in frammenti a un provider di modelli linguistici tramite la sua API. Applichiamo questa regola:
- I documenti caricati dai clienti (manuali, dichiarazioni, documenti tecnici) sono trattati solo da provider con sede in UE o USA che si impegnano contrattualmente a non usare i dati delle API per l'addestramento (attualmente Anthropic e Google, secondo le rispettive condizioni business/API).
- Il provider cinese (DeepSeek) è usato solo per contenuti già pubblici, come il testo del Regolamento, sintesi di norme armonizzate o linee guida pubbliche. I documenti dei clienti non sono mai trasmessi a DeepSeek.
Autorità, tribunali o consulenti professionali possono ricevere dati ove la legge lo richieda o lo consenta.
5. Trasferimenti fuori dall'UE/SEE
Quando un fornitore tratta dati negli USA, il trasferimento si basa sulle Clausole contrattuali standard UE (Decisione della Commissione 2021/914) e, se il fornitore è certificato, sull'EU-US Data Privacy Framework. Nessun documento dei clienti è trasferito verso un Paese privo di decisione di adeguatezza o di clausole standard. Copia delle garanzie è disponibile su richiesta.
6. Conservazione
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Documenti caricati per un check e relativo report | 90 giorni dalla consegna del report, poi cancellati — salvo che l'insieme di documenti faccia parte di un abbonamento Hosting attivo |
| Documenti in hosting | per la durata dell'abbonamento, più 90 giorni per il download dopo la disdetta, poi cancellati |
| Log di accesso e tecnici | 12 mesi |
| Dati di account | per la durata del rapporto, poi 12 mesi, salvo periodo più lungo indicato sotto |
| Fatture e scritture contabili | 7 anni dalla fine dell'esercizio, come richiesto dalla legge estone sulla contabilità |
| Corrispondenza di supporto | 24 mesi dall'ultimo scambio |
| Prova del consenso alla newsletter | fino alla revoca, più 3 anni come prova |
7. I Suoi diritti
Lei ha il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei Suoi dati personali, di opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse e di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare i trattamenti già effettuati.
Per esercitare un diritto scriva a doccheck@gibses.com dall'indirizzo collegato al Suo account, oppure all'indirizzo postale sopra. Rispondiamo entro un mese; possiamo chiedere informazioni per confermare la Sua identità.
Può proporre reclamo all'autorità di controllo estone: Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia, info@aki.ee, https://www.aki.ee — oppure all'autorità del Suo Stato membro.
8. Cookie e analytics
Il sito usa solo cookie tecnicamente necessari (sessione, sicurezza, scelta della lingua). Non impostiamo cookie pubblicitari né di tracciamento di terze parti. Se misuriamo il traffico, usiamo analytics self-hosted senza cookie, che non conservano identificativi personali e non La seguono tra siti diversi. Per questo non serve alcun banner di consenso.
9. Sicurezza
I dati sono conservati su server in Germania, cifrati in transito (TLS) e a riposo. L'accesso è limitato al personale che ne ha bisogno, vincolato alla riservatezza. I file caricati sono isolati per cliente.
10. Modifiche
Possiamo aggiornare questa informativa. La versione corrente è sempre pubblicata su https://doccheck.gibses.com. Le modifiche sostanziali che riguardano clienti attivi sono comunicate via email.
Ultimo aggiornamento: 2026-09-14.