Betriebsanleitung und technische Unterlagen 10 Jahre aufbewahren: Was die Maschinenverordnung verlangt und wie Sie es organisieren
Die Verordnung (EU) 2023/1230 nennt die Zahl 10 dreimal: zehn Jahre für die technischen Unterlagen, zehn Jahre online für die digitale Anleitung, zehn Jahre für die Erklärung. Das sind verschiedene Pflichten. Hier lesen Sie, was Sie aufbewahren müssen, ab wann und wie Sie dabei den Überblick behalten.
Drei verschiedene Pflichten mit derselben Zahl
Wer die Verordnung (EU) 2023/1230 liest, stößt mehrmals auf «10 Jahre». Es sind drei getrennte Pflichten, und es hilft, sie auseinanderzuhalten.
- Aufbewahrung der technischen Unterlagen und der EU-Konformitätserklärung: der Hersteller hält sie mindestens 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen der Maschine für die Behörden bereit (Art. 10 Abs. 3; genauen Absatz bitte im amtlichen Text prüfen).
- Digitale Anleitung online: wird die Betriebsanleitung digital bereitgestellt, muss sie während der erwarteten Lebensdauer der Maschine und mindestens 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich bleiben (Art. 10 Abs. 7 zweiter Unterabsatz Buchst. c).
- Digitale EU-Konformitätserklärung: wird sie digital bereitgestellt, muss sie für einen vergleichbaren Zeitraum zugänglich bleiben (Art. 10 Abs. 8; genaue Dauer bitte im amtlichen Text prüfen).
Die erste Pflicht gab es schon unter der Richtlinie 2006/42/EG, die verlangte, die technischen Unterlagen zehn Jahre bereitzuhalten (Anhang VII; Einzelheiten bitte im amtlichen Text prüfen). Die zweite und die dritte sind neu, weil das digitale Format neu ist.
Was aufzubewahren ist
Die technischen Unterlagen sind in Anhang IV beschrieben. Sie enthalten unter anderem die Beschreibung der Maschine, Zeichnungen und Pläne, die Risikobeurteilung, die angewandten Normen, Prüfberichte und ein Exemplar der Betriebsanleitung (Anhang IV Teil A; vollständige Liste bitte im amtlichen Text prüfen). Für unvollständige Maschinen gilt Teil B desselben Anhangs. Die Anleitung ist also zweimal aufzubewahren: als Teil der technischen Unterlagen, in der mit der Maschine gelieferten Fassung, und, falls digital, online für den Benutzer.
Der am meisten unterschätzte Punkt ist die Version. Ändert sich die Anleitung des Modells X in zehn Jahren sechsmal, müssen alle sechs Fassungen verfügbar bleiben, jede verknüpft mit den Maschinen, die mit dieser Fassung verkauft wurden. Ein Benutzer, der die Maschine 2028 mit Version 2 gekauft hat, muss Version 2 finden, nicht Version 6, die vielleicht Bedienelemente beschreibt, die seine Maschine nicht hat.
Ab wann die 10 Jahre laufen
Die Frist beginnt mit dem Inverkehrbringen der Maschine. Bei einem Einzelstück ist das ein einziges Datum. Bei einer Serie hat jedes Exemplar sein eigenes Datum: die Anleitung des Modells muss zehn Jahre nach dem letzten verkauften Exemplar noch verfügbar sein. Praktisch heißt das: ein Modell, das von 2027 bis 2035 gebaut wird, hat eine Anleitung, die mindestens bis 2045 online bleiben muss. Die genaue Formulierung bitte im amtlichen Text prüfen; vorsichtshalber rechnet man ab dem letzten Exemplar.
Die feste Adresse: Warum ein Link auf der Website nicht reicht
Zur digitalen Anleitung kommt man über eine Angabe auf der Maschine, meist eine Internetadresse oder einen QR-Code (Art. 10 Abs. 7 zweiter Unterabsatz Buchst. a). Diese Angabe steht auf dem Typenschild und wird nicht aktualisiert. Sie muss 2037 genauso funktionieren wie 2027. Firmenwebsites dagegen ändern sich: neuer Anbieter, neue Struktur, neue Domain. Jeder Wechsel zerbricht die alten Links. Es braucht also drei Dinge:
- eine Adresse pro Modell, kurz und unabhängig vom Aufbau der Website;
- eine dauerhafte Weiterleitung, falls sich die Adresse doch ändert;
- jemanden, der sich in acht Jahren noch daran erinnert, dass diese Adresse stehen bleiben muss.
Das Dritte ist das Schwierigste. Der heute Verantwortliche wird 2035 nicht mehr derselbe sein.
Auf Papier, im Betrieb: Was Sie behalten sollten
Für die technischen Unterlagen braucht es kein Papier: ein geordnetes elektronisches Archiv reicht, sofern es in zehn Jahren noch lesbar ist. Ein paar praktische Regeln:
- Eine Akte pro Modell und Revision, mit dem Datum des Inverkehrbringens des ersten und des letzten Exemplars.
- Dateien in Formaten, die halten (PDF, nicht die proprietären Formate von Layoutprogrammen).
- Eine Kopie außerhalb des Betriebs, für Brand, Diebstahl oder Betriebsaufgabe.
- Ein Register, das Seriennummer, Version der Anleitung und Lieferdatum verknüpft.
- Eine benannte verantwortliche Person, mit Stellvertretung.
Die Marktüberwachungsbehörde kann die Unterlagen auf begründetes Verlangen anfordern, und der Hersteller muss sie in einer für die Behörde leicht verständlichen Sprache vorlegen (Art. 10; Absatz bitte im amtlichen Text prüfen). Ein Archiv, das niemand mehr öffnen kann, ist so gut wie keines.
Was wir anbieten
Wir stellen die Anleitung online unter einer Adresse, die sich nie ändert: eine Adresse pro Modell, alle Sprachen, jede Version zehn Jahre ab Veröffentlichung aufbewahrt, solange das Abonnement läuft. Das kostet 29 € im Monat pro Modell, ohne Einrichtungsgebühr. Zwei ehrliche Hinweise. Erstens: die Aufbewahrungspflicht liegt beim Hersteller und bleibt dort; der Dienst ist ein Werkzeug, um sie zu erfüllen, und überträgt sie nicht auf uns. Behalten Sie Ihre Kopien. Zweitens: nach einer Kündigung bleiben die Dateien 90 Tage verfügbar und werden dann gelöscht; die vollständigen Bedingungen stehen in den Nutzungsbedingungen.
Vor dem Archivieren: Ist die Anleitung vollständig?
Wer eine unvollständige Anleitung zehn Jahre aufbewahrt, bewahrt auch das Problem auf. Bevor Sie sie online stellen, sollten Sie prüfen, ob sie die nach Anhang III Nr. 1.7.4 geforderten Angaben enthält und ob die Übersetzungen sagen, was das Original sagt. Unser automatisches System tut das in wenigen Minuten, mit Seite und Satz. Wir prüfen die Anleitung, nicht die Maschine: das ist keine Zertifizierung, und der Hersteller bleibt verantwortlich.
Häufige Fragen
- Muss ich die Anleitung auch auf Papier aufbewahren?
- Nein. Die Verordnung verlangt, dass die Unterlagen für die Behörden verfügbar sind und, bei digitaler Anleitung, zehn Jahre online zugänglich bleiben (Art. 10 Abs. 3 und Abs. 7). Ein geordnetes elektronisches Archiv reicht, sofern es in zehn Jahren noch lesbar ist und jemand weiß, wo es liegt.
- Darf ich alte Versionen löschen, wenn ich die Anleitung ändere?
- Nein. Maschinen, die mit der alten Fassung verkauft wurden, müssen ihre Fassung weiterhin finden. Jede Version ist zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen der mit ihr gelieferten Maschinen aufzubewahren.
- Kann die Behörde die Anleitung einer vor acht Jahren verkauften Maschine verlangen?
- Ja. Innerhalb von zehn Jahren nach dem Inverkehrbringen muss der Hersteller auf begründetes Verlangen die technischen Unterlagen vorlegen, zu denen die Betriebsanleitung gehört (Art. 10; Anhang IV). Das gilt für Maschinen, die unter der Verordnung in Verkehr gebracht wurden; für Maschinen von vor dem 20. Januar 2027 gelten die Regeln der Richtlinie.
Möchten Sie wissen, was in Ihrer Anleitung fehlt?
Bevor Sie die Anleitung zehn Jahre archivieren, sollten Sie wissen, ob sie vollständig ist. Laden Sie das PDF hoch: wir sagen Ihnen in 10 Minuten, was fehlt.
Dieser Leitfaden erklärt das Gesetz in einfachen Worten. Er ist keine Rechtsberatung: im Zweifel gilt der amtliche Text der Verordnung.
Weitere Leitfäden
- Anhang III Nr. 1.7.4: Was die Betriebsanleitung nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 enthalten muss
- Digitale Betriebsanleitung: Wann sie erlaubt ist und was auf Papier bleibt (Art. 10 Abs. 7 Maschinenverordnung)
- Unvollständige Maschinen: Montageanleitung und Einbauerklärung nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230
- In welcher Sprache muss die Betriebsanleitung sein? Originalbetriebsanleitung, Übersetzung und Verantwortung (Verordnung 2023/1230)
- 20. Januar 2027: Was sich mit der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ändert und was Sie vorher tun sollten