Reicht es, das PDF auf die Firmenwebsite zu stellen?

Nein. Es braucht die drei Bedingungen des Art. 10 Abs. 7: Angabe auf der Maschine, wie man zur Anleitung kommt; druck- und speicherbare Datei; Online-Verfügbarkeit für mindestens 10 Jahre. Ein heute hochgeladenes PDF erfüllt die zweite; die erste und die dritte hängen davon ab, wie Sie Adresse und Aufbewahrung organisieren.

Muss ich die Anleitung trotzdem allen Kunden auf Papier schicken?

Nein. Papier ist nur dem geschuldet, der es beim Kauf verlangt, kostenlos und innerhalb eines Monats (Art. 10 Abs. 7 dritter Unterabsatz), sowie für die wesentlichen Sicherheitsinformationen bei Maschinen für Laien (vierter Unterabsatz).

Was passiert, wenn ich Website oder Anbieter wechsle?

Die auf den verkauften Maschinen gedruckte Adresse muss weiter funktionieren. Ändert sie sich, muss sie zur richtigen Anleitung weiterleiten. Deshalb lohnt sich eine eigene Adresse für die Anleitung, getrennt von der Firmenwebsite.

Leitfaden

Digitale Betriebsanleitung: Wann sie erlaubt ist und was auf Papier bleibt (Art. 10 Abs. 7 Maschinenverordnung)

Stand: 2026-09-22 · Grundlage: Verordnung (EU) 2023/1230

Die Verordnung (EU) 2023/1230 erlaubt, die Betriebsanleitung digital zu liefern. Aber nur unter drei Bedingungen, und in zwei Fällen bleibt Papier Pflicht. Hier lesen Sie, was wirklich nötig ist.

Das Neue in einem Satz

Unter der Richtlinie 2006/42/EG war die Anleitung auf Papier die Regel. Mit der Verordnung (EU) 2023/1230 darf der Hersteller die Betriebsanleitung in digitaler Form bereitstellen (Art. 10 Abs. 7 zweiter Unterabsatz). Das ist keine Pflicht: Papier bleibt möglich. Es ist eine Möglichkeit, an klare Bedingungen geknüpft. Wer sie einhält, spart Druck und Versand und kann die Anleitung korrigieren, ohne Hefte zurückzurufen. Wer sie nicht einhält, hat eine Anleitung, die im Sinne des Gesetzes der Maschine nicht beiliegt.

Die drei Bedingungen für das digitale Format (Art. 10 Abs. 7 zweiter Unterabsatz)

Wer sich für digital entscheidet, muss drei Dinge tun. Alle drei, nicht eines nach Wahl.

a) Auf der Maschine angeben, wie man zur digitalen Anleitung kommt. Geht das auf der Maschine nicht, gehört die Angabe auf die Verpackung oder in ein Begleitdokument. In der Praxis: eine Internetadresse oder ein QR-Code auf dem Typenschild oder einem Etikett.
b) Die Anleitung in einem Format liefern, das der Benutzer drucken, herunterladen und auf einem Gerät speichern kann, damit er sie jederzeit lesen kann, auch wenn die Maschine ausgefallen ist. In der Praxis: eine Datei, keine Webseite, die ohne Verbindung verschwindet.
c) Die Anleitung während der erwarteten Lebensdauer der Maschine online zugänglich halten, mindestens aber 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen.

Punkt c) wiegt am schwersten. Zehn Jahre sind länger als die durchschnittliche Lebensdauer einer Firmenwebsite. Der Link auf dem Typenschild muss 2037 noch funktionieren. Mehr dazu im Leitfaden zur zehnjährigen Aufbewahrung.

Was auf Papier Pflicht bleibt

Die Verordnung behält zwei Fälle, in denen Papier nicht zu umgehen ist.

Die Papierfassung auf Wunsch. Verlangt der Benutzer sie beim Kauf, muss der Hersteller die Anleitung kostenlos innerhalb eines Monats auf Papier liefern (Art. 10 Abs. 7 dritter Unterabsatz). Dafür braucht es einen Ablauf: wer die Anfrage entgegennimmt, wer druckt, wer versendet, bis wann.
Maschinen für Laien. Ist die Maschine für nicht professionelle Benutzer bestimmt oder ist vernünftigerweise vorhersehbar, dass Laien sie benutzen, müssen die für Inbetriebnahme und sichere Benutzung wesentlichen Sicherheitsinformationen in jedem Fall auf Papier mitgeliefert werden (Art. 10 Abs. 7 vierter Unterabsatz). Die vollständige Anleitung darf digital sein; das Blatt mit den wesentlichen Warnhinweisen nicht.

Die Sprache ändert sich mit dem Format nicht

Digital oder auf Papier: die Anleitung muss in einer Sprache vorliegen, die die Benutzer leicht verstehen, festgelegt vom Mitgliedstaat, in dem die Maschine bereitgestellt wird, und sie muss klar, verständlich und lesbar sein (Art. 10 Abs. 7 fünfter Unterabsatz). Ein englisches PDF hinter einem QR-Code löst das Sprachproblem nicht; es verlagert es ins Netz. Die Anleitung muss außerdem das Produktmodell, auf das sie sich bezieht, eindeutig beschreiben (Art. 10 Abs. 7 erster Unterabsatz). Eine einzige Datei für zehn Modelle, ohne Angabe, welches sie abdeckt, reicht nicht.

Auch die EU-Konformitätserklärung darf digital sein

Die EU-Konformitätserklärung kann in digitaler Form bereitgestellt werden (Art. 10 Abs. 8). Die Anleitung muss die Erklärung selbst enthalten oder die Internetadresse bzw. den maschinenlesbaren Code, unter dem sie abrufbar ist (Anhang III Nr. 1.7.4.2 Punkt 1 Buchst. c). Es gilt dieselbe Logik wie bei der Anleitung: die Adresse muss dauerhaft gültig bleiben. Die genaue Dauer des Online-Zugangs zur Erklärung bitte im amtlichen Text des Art. 10 Abs. 8 prüfen.

Die Fehler, die wir am häufigsten sehen

Das PDF ist gegen Drucken oder Speichern geschützt. Das verletzt Buchstabe b).
Der QR-Code führt auf die allgemeine Startseite, nicht zur Anleitung des Modells. Der Benutzer muss suchen; bei einer Störung hat er dafür keine Zeit.
Die Anleitung wird online durch die neue Fassung ersetzt, die alte verschwindet. Wer die Maschine mit der alten Fassung gekauft hat, findet seine Anleitung nicht mehr.
Die Adresse ändert sich beim Relaunch der Website. Die gedruckten Typenschilder zeigen ins Leere.
Die Datei ist nur nach Anmeldung mit Passwort oder Registrierung erreichbar. Die Verordnung spricht von online zugänglichen Anleitungen; eine Zugangshürde ist ein Risiko, das Sie im amtlichen Text und mit einem Berater klären sollten.

Was Sie vor dem Umstieg auf digital tun sollten

Legen Sie eine Internetadresse pro Modell fest, kurz und unabhängig vom Aufbau Ihrer Website. Sie kommt aufs Typenschild.
Veröffentlichen Sie eine Datei pro Sprache, ungeschützt, mit Modell und Version auf der ersten Seite.
Bewahren Sie jede veröffentlichte Version auf: Maschinen, die mit Version 3 verkauft wurden, müssen Version 3 finden.
Schreiben Sie den Ablauf für die Papierfassung auf Wunsch auf und geben Sie ihn an den Vertrieb.
Kann die Maschine in Laienhände kommen, bereiten Sie das Papierblatt mit den wesentlichen Sicherheitsinformationen vor.
Nehmen Sie in die Anleitung die Adresse auf, unter der die EU-Konformitätserklärung abrufbar ist.

Wir bieten die Anleitung online unter einer Adresse, die sich nie ändert, in allen Sprachen, mit jeder Version 10 Jahre aufbewahrt, solange das Abonnement läuft. Die gesetzliche Pflicht bleibt beim Hersteller; der Dienst ist ein Werkzeug, um sie zu erfüllen.

Häufige Fragen

Reicht es, das PDF auf die Firmenwebsite zu stellen?: Nein. Es braucht die drei Bedingungen des Art. 10 Abs. 7: Angabe auf der Maschine, wie man zur Anleitung kommt; druck- und speicherbare Datei; Online-Verfügbarkeit für mindestens 10 Jahre. Ein heute hochgeladenes PDF erfüllt die zweite; die erste und die dritte hängen davon ab, wie Sie Adresse und Aufbewahrung organisieren.
Muss ich die Anleitung trotzdem allen Kunden auf Papier schicken?: Nein. Papier ist nur dem geschuldet, der es beim Kauf verlangt, kostenlos und innerhalb eines Monats (Art. 10 Abs. 7 dritter Unterabsatz), sowie für die wesentlichen Sicherheitsinformationen bei Maschinen für Laien (vierter Unterabsatz).
Was passiert, wenn ich Website oder Anbieter wechsle?: Die auf den verkauften Maschinen gedruckte Adresse muss weiter funktionieren. Ändert sie sich, muss sie zur richtigen Anleitung weiterleiten. Deshalb lohnt sich eine eigene Adresse für die Anleitung, getrennt von der Firmenwebsite.

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Dieser Leitfaden erklärt das Gesetz in einfachen Worten. Er ist keine Rechtsberatung: im Zweifel gilt der amtliche Text der Verordnung.

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