Conservare manuale e documentazione tecnica per 10 anni: cosa chiede il Regolamento macchine e come organizzarsi
Il Regolamento (UE) 2023/1230 usa il numero 10 tre volte: dieci anni per la documentazione tecnica, dieci anni online per il manuale digitale, dieci anni per la dichiarazione. Sono obblighi diversi. Qui trova cosa conservare, da quando e come farlo senza perdere il filo.
Tre obblighi diversi con lo stesso numero
Chi legge il Regolamento (UE) 2023/1230 incontra «10 anni» più volte. Sono tre obblighi distinti, ed è utile tenerli separati.
- Conservazione della documentazione tecnica e della dichiarazione UE di conformità: il fabbricante le tiene a disposizione delle autorità per almeno 10 anni dopo l'immissione sul mercato della macchina (art. 10(3); verificare nel testo ufficiale il paragrafo esatto).
- Manuale digitale online: se le istruzioni sono fornite in formato digitale, devono restare accessibili online per la vita attesa della macchina e comunque per almeno 10 anni dopo l'immissione sul mercato (art. 10(7), secondo comma, lettera c).
- Dichiarazione UE di conformità digitale: se fornita in formato digitale, deve restare accessibile per un periodo analogo (art. 10(8); verificare nel testo ufficiale la durata esatta).
Il primo obbligo esisteva già con la Direttiva 2006/42/CE, che chiedeva di tenere il fascicolo tecnico a disposizione per dieci anni (All. VII; verificare nel testo ufficiale i dettagli). Il secondo e il terzo sono nuovi, perché nuovo è il formato digitale.
Cosa va conservato
La documentazione tecnica è descritta nell'Allegato IV. Contiene, tra l'altro, la descrizione della macchina, i disegni e gli schemi, la valutazione dei rischi, le norme applicate, i rapporti di prova e una copia delle istruzioni per l'uso (All. IV, parte A; verificare nel testo ufficiale l'elenco completo). Per le quasi-macchine vale la parte B dello stesso allegato. Il manuale, quindi, va conservato due volte: come parte della documentazione tecnica, nella versione consegnata con la macchina, e, se digitale, online per l'utilizzatore.
Il punto pratico più sottovalutato è la versione. Se in dieci anni il manuale del modello X cambia sei volte, devono restare disponibili tutte e sei le versioni, ciascuna collegata alle macchine vendute con quella versione. Un utilizzatore che ha comprato la macchina nel 2028 con la versione 2 deve trovare la versione 2, non la 6, che magari descrive comandi che la sua macchina non ha.
Da quando decorrono i 10 anni
Il termine parte dall'immissione sul mercato della macchina. Per un pezzo unico è una data sola. Per una produzione in serie, ogni esemplare ha la sua data: il manuale del modello deve restare disponibile per dieci anni dopo l'ultimo esemplare venduto. In pratica, un modello prodotto dal 2027 al 2035 ha un manuale da tenere online almeno fino al 2045. Verificare nel testo ufficiale la formulazione precisa; la prudenza suggerisce di contare dall'ultimo esemplare.
L'indirizzo fisso: perché un link sul sito non basta
Il manuale digitale si raggiunge da un'indicazione sulla macchina, di solito un indirizzo internet o un codice QR (art. 10(7), secondo comma, lettera a). Quell'indicazione è stampata sulla targa e non si aggiorna. Deve funzionare nel 2037 come nel 2027. I siti aziendali, invece, cambiano: nuovo fornitore, nuova struttura, nuovo dominio. Ogni cambio spezza i link vecchi. Servono quindi tre cose:
- un indirizzo per modello, corto, separato dalla struttura del sito;
- un reindirizzamento permanente se l'indirizzo dovesse cambiare;
- qualcuno che, tra otto anni, si ricordi ancora che quell'indirizzo deve restare in piedi.
La terza è la più difficile. Il responsabile di oggi non sarà quello del 2035.
Su carta, in azienda: cosa tenere
Per la documentazione tecnica non serve la carta: un archivio elettronico ordinato basta, purché sia leggibile fra dieci anni. Alcune regole pratiche:
- Un fascicolo per modello e per revisione, con data di immissione sul mercato del primo e dell'ultimo esemplare.
- I file in formati che durano (PDF, non i formati proprietari dei programmi di impaginazione).
- Una copia fuori dall'azienda, per incendio, furto o cessazione dell'attività.
- Un registro che collega numero di serie, versione del manuale e data di consegna.
- Una persona nominata come responsabile, con un sostituto.
L'autorità di vigilanza può chiedere la documentazione con richiesta motivata, e il fabbricante deve fornirla in una lingua facilmente comprensibile per l'autorità (art. 10; verificare nel testo ufficiale il paragrafo). Un archivio che nessuno sa più aprire equivale a un archivio che non esiste.
Cosa facciamo noi
Offriamo il manuale online a un indirizzo che non cambia: un indirizzo per modello, tutte le lingue, ogni versione conservata per dieci anni dalla pubblicazione, finché l'abbonamento è attivo. Costa 29 € al mese per modello, senza costo di attivazione. Due precisazioni oneste. Primo: l'obbligo di conservazione è e resta del fabbricante; il servizio è uno strumento per adempierlo, non lo trasferisce a noi. Tenga le Sue copie. Secondo: se disdice, i file restano disponibili per 90 giorni dopo la disdetta, poi vengono cancellati; le condizioni complete sono nelle Condizioni di servizio.
Prima di archiviare: il manuale è completo?
Conservare per dieci anni un manuale incompleto conserva anche il problema. Prima di metterlo online conviene controllare che contenga le informazioni richieste dall'Allegato III, punto 1.7.4, e che le traduzioni dicano quello che dice l'originale. Il nostro sistema automatico lo fa in pochi minuti, con pagina e frase. Controlliamo il manuale, non la macchina: non è una certificazione e il fabbricante resta responsabile.
Domande frequenti
- Devo conservare il manuale anche su carta?
- No. Il regolamento chiede che la documentazione sia disponibile per le autorità e, se il manuale è digitale, accessibile online per dieci anni (art. 10(3) e 10(7)). Un archivio elettronico ordinato basta, purché fra dieci anni sia ancora leggibile e qualcuno sappia dove sta.
- Se cambio il manuale, posso cancellare le versioni vecchie?
- No. Le macchine vendute con la versione vecchia devono continuare a trovare la loro versione. Ogni versione va conservata per dieci anni dall'immissione sul mercato delle macchine consegnate con quella versione.
- L'autorità può chiedermi il manuale di una macchina venduta otto anni fa?
- Sì. Entro i dieci anni dall'immissione sul mercato il fabbricante deve fornire, su richiesta motivata, la documentazione tecnica, che comprende le istruzioni per l'uso (art. 10; All. IV). Vale per le macchine immesse sotto il regolamento; per quelle immesse prima del 20 gennaio 2027 valgono le regole della Direttiva.
Vuole sapere cosa manca nel Suo manuale?
Prima di archiviare il manuale per dieci anni, conviene sapere se è completo. Carichi il PDF: Le diciamo in 10 minuti cosa manca.
Questa guida spiega la legge in parole semplici. Non è una consulenza legale: in caso di dubbio fa fede il testo ufficiale del regolamento.
Le altre guide
- Allegato III 1.7.4: cosa deve contenere il manuale d'uso secondo il Regolamento macchine 2023/1230
- Manuale d'uso in formato digitale: quando è ammesso e cosa resta su carta (art. 10(7) del Regolamento macchine)
- Quasi-macchine: istruzioni di montaggio e dichiarazione di incorporazione secondo il Regolamento 2023/1230
- In che lingua deve essere il manuale della macchina? Originale, traduzione e responsabilità (Regolamento 2023/1230)
- 20 gennaio 2027: cosa cambia con il Regolamento macchine 2023/1230 e cosa fare prima