Manuale d'uso in formato digitale: quando è ammesso e cosa resta su carta (art. 10(7) del Regolamento macchine)
Il Regolamento (UE) 2023/1230 permette di consegnare il manuale in formato digitale. Ma solo a tre condizioni, e con due casi in cui la carta resta obbligatoria. Qui trova cosa serve davvero.
La novità in una frase
Con la Direttiva 2006/42/CE il manuale su carta era la regola. Con il Regolamento (UE) 2023/1230 il fabbricante può fornire le istruzioni per l'uso in formato digitale (art. 10(7), secondo comma). Non è un obbligo: la carta resta possibile. È una possibilità, legata a condizioni precise. Chi le rispetta risparmia stampa e spedizione e può correggere il manuale senza richiamare i libretti. Chi non le rispetta ha un manuale che, per la legge, non accompagna la macchina.
Le tre condizioni per il formato digitale (art. 10(7), secondo comma)
Se sceglie il digitale, il fabbricante deve fare tre cose. Tutte e tre, non una a scelta.
- a) Indicare sulla macchina come si accede alle istruzioni digitali. Se sulla macchina non è possibile, l'indicazione va sull'imballaggio o in un documento di accompagnamento. In pratica: un indirizzo internet o un codice QR sulla targa o su un'etichetta.
- b) Fornire le istruzioni in un formato che l'utilizzatore può stampare, scaricare e salvare su un dispositivo elettronico, così da poterle consultare in ogni momento, anche quando la macchina è guasta. In pratica: un file, non una pagina web che sparisce senza connessione.
- c) Tenere le istruzioni accessibili online per tutta la vita attesa della macchina e comunque per almeno 10 anni dopo l'immissione sul mercato.
Il punto c) è quello che pesa di più. Dieci anni sono più lunghi della vita media di un sito aziendale. Il link stampato sulla targa deve funzionare ancora nel 2037. Ne parliamo nella guida sulla conservazione decennale.
Cosa resta obbligatorio su carta
Il regolamento tiene due casi in cui la carta non si può evitare.
- La copia cartacea a richiesta. Se l'utilizzatore la chiede al momento dell'acquisto, il fabbricante deve fornire le istruzioni su carta, gratuitamente, entro un mese (art. 10(7), terzo comma). Serve quindi una procedura: chi riceve la richiesta, chi stampa, chi spedisce, entro quale data.
- Le macchine per non professionisti. Se la macchina è destinata a utilizzatori non professionisti, o si può ragionevolmente prevedere che la usino, le informazioni di sicurezza essenziali per la messa in servizio e l'uso sicuro vanno fornite comunque su carta (art. 10(7), quarto comma). Il manuale completo può essere digitale; il foglio con le avvertenze essenziali no.
La lingua non cambia con il formato
Digitale o su carta, le istruzioni devono essere in una lingua facilmente comprensibile dagli utilizzatori, determinata dallo Stato membro in cui la macchina è messa a disposizione, e devono essere chiare, comprensibili e leggibili (art. 10(7), quinto comma). Un PDF in inglese raggiungibile via QR non risolve il problema della lingua: lo sposta online. Le istruzioni devono anche descrivere chiaramente il modello di prodotto a cui si riferiscono (art. 10(7), primo comma). Un unico file per dieci modelli, senza dire quale copre, non basta.
Anche la dichiarazione UE di conformità può essere digitale
La dichiarazione UE di conformità può essere fornita in formato digitale (art. 10(8)). Il manuale deve contenere la dichiarazione stessa oppure l'indirizzo internet o il codice leggibile da macchina da cui si può raggiungere (All. III, 1.7.4.2, punto 1, lettera c). Vale la stessa logica delle istruzioni: l'indirizzo deve restare valido nel tempo. Per i dettagli sulla durata dell'accesso online alla dichiarazione, verificare nel testo ufficiale dell'art. 10(8).
Gli errori che vediamo più spesso
- Il PDF è protetto contro la stampa o il salvataggio. Viola la lettera b).
- Il QR porta alla pagina generica del sito, non al manuale del modello. L'utilizzatore deve cercare; in un guasto non ha tempo.
- Il manuale viene sostituito online con la versione nuova e la vecchia sparisce. Chi ha comprato la macchina con la versione vecchia non trova più il suo manuale.
- L'indirizzo cambia con il rifacimento del sito. Le targhe stampate puntano nel vuoto.
- Il file è raggiungibile solo dopo un accesso con password o una registrazione. Il regolamento parla di istruzioni accessibili online; un ostacolo all'accesso è un rischio da valutare, verificare nel testo ufficiale e con un consulente.
Cosa fare prima di passare al digitale
- Decida un indirizzo internet per modello, corto, che non dipenda dalla struttura del sito. Lo stamperà sulla targa.
- Pubblichi un file per lingua, non protetto, con nome del modello e versione sulla prima pagina.
- Conservi ogni versione pubblicata: le macchine vendute con la versione 3 devono trovare la versione 3.
- Scriva la procedura per la copia cartacea a richiesta e la comunichi a chi vende.
- Se la macchina può finire in mano a non professionisti, prepari il foglio cartaceo con le informazioni di sicurezza essenziali.
- Metta nel manuale l'indirizzo da cui si raggiunge la dichiarazione UE di conformità.
Noi offriamo il manuale online a un indirizzo che non cambia, in tutte le lingue, con ogni versione conservata per 10 anni finché l'abbonamento è attivo. L'obbligo di legge resta del fabbricante; il servizio è uno strumento per adempierlo.
Domande frequenti
- Basta mettere il PDF sul sito aziendale?
- No. Servono le tre condizioni dell'art. 10(7): indicazione sulla macchina di come accedere, file stampabile e scaricabile, disponibilità online per almeno 10 anni. Un PDF caricato oggi sul sito soddisfa la seconda; la prima e la terza dipendono da come organizza indirizzo e conservazione.
- Devo comunque spedire il manuale su carta a tutti i clienti?
- No. La carta è dovuta solo a chi la chiede al momento dell'acquisto, gratuitamente ed entro un mese (art. 10(7), terzo comma), e per le informazioni di sicurezza essenziali delle macchine per non professionisti (quarto comma).
- Cosa succede se cambio sito web o fornitore?
- L'indirizzo stampato sulle macchine già vendute deve continuare a funzionare. Se cambia, deve reindirizzare al manuale giusto. Per questo conviene un indirizzo dedicato al manuale, separato dal sito aziendale.
Vuole sapere cosa manca nel Suo manuale?
Se il Suo manuale è già un PDF, carichi le versioni in tutte le lingue: Le diciamo in 10 minuti se ci sono le indicazioni richieste per il formato digitale e cosa manca.
Questa guida spiega la legge in parole semplici. Non è una consulenza legale: in caso di dubbio fa fede il testo ufficiale del regolamento.
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